Gestión del tiempo

Si analizamos pequeñas situaciones que no le damos importancia en la vida cotidiana y las hubiéramos organizado como se debía, hoy tendríamos más tiempo para ser más eficientes en nuestro trabajo y es ahí donde me acuerdo mucho de un jefe que tuve que siempre me hablaba de la Gestión del tiempo.

El siempre nos hablaba de: “lo importante y de lo urgente” en el equipo y como lo urgente podía acaparar todo el tiempo por ser de necesidad inmediata y no darle tiempo a lo que verdaderamente era importante.

 A experiencia propia

En la mayoría de los casos lo importante y lo urgente están ligados, como por ejemplo cuando teníamos nuevos productos sin codificar y se hacia una venta importante de 2 de ellos, los cuales no se podían facturar por no tener códigos.

Claro uno puede apreciar que en este momento lo importante fue opacado por lo urgente y uno tratara de sacar el pedido lo antes posible.

Si se hubiera pensado en lo importante, que era crear la lista de códigos ni bien entraron los productos, dándole tiempo a esto, es entonces donde se hubiera podido ahorrar tiempo y no haber codificado en cada momento haciendo mas lento el proceso de venta.

Otro caso también que me acuerdo en otras empresas en el proceso de selección para algún puesto en el cual  se tenía que enseñar a usar un software al nuevo integrante del equipo.

Se le da una inducción y luego, generalmente se le deja solo; claro, están los compañeros para cualquier duda y el puede tomar nota a la vez.

Pero cada vez que el trabajador (sea por la complejidad del software) preguntaba algún tema, hacia que el compañero lo guíe hasta que el nuevo integrante lo domine y lo pueda hacer solo, haciéndolo así perder parte de su tiempo.

Si hablamos de cómo poder hacer mas eficiente este tema: ¿no seria mas fácil una vez que se dio la inducción, darle algún tipo de manual de operaciones o procedimientos el cual lo pueda guiar y ayude ante cualquier duda?

No digo que no se le pueda preguntar al compañero nada, siempre ante las dudas lo mejor es preguntar, pero esto seria algo que refuerza lo aprendido, es sencillo y no es difícil de hacer.

Lo importante seria poder hacer un manual lo suficientemente claro y sencillo, digamos para “dummies”, algo que se podría hacer en poco tiempo, con un simple print de pantalla y unos cuantas indicaciones por pagina siendo lo mas didáctico posible.

Hay muchas formas en las cuales las empresas pueden ganar tiempo en sus operaciones de la vida diaria, optimizando de esta manera sus recursos, y es invirtiendo tiempo en mas de lo importante que pueden ser pequeñas cosas pero que suman en conjunto, a veces de formas tan sencillas que el único resultado seria que al final habría una mayor eficiencia del tiempo invertido y no derivar esfuerzos en tiempo a situaciones que se pueden evitar.